Dijital dönüşüm, şirketlerin tüm çalışma alanlarında teknolojinin verimliliğini kullanmaya başlamasıdır. Profesyonel ve hızlı çalışma sistemlerinin bir araya getirildiği dijital dönüşüm, iş takibi ve hizmetlerin aksama olmaksızın seri bir şekilde devam etmesini sağlar.
Şirket içi olumlu değişikliklerin ardından pazarda rakiplerden bir adım önde olmak ve müşteri portföyünü genişletmek mümkündür. Dijital dönüşüm sürecine girmek ve bu çalışmalar hakkında merak ettiğiniz konulara yanıt bulmak için yazının devamını inceleyebilirsiniz.
Dijital Dönüşüm Nedir?
Dijital dönüşüm şirket içi çalışmaların ve müşteriye sunulan hizmetlerin; bilgisayar, bulut bilişim sistemleri ve cep telefonu gibi ortamlara entegre edilmesidir. İnsan ve teknolojiyi bir araya getirerek hem müşteri hem de kuruluş açısından verimliliği artıran dijital dönüşüm çalışmaları, profesyonellerin yardımıyla şirketlere uyarlanır.
Sürdürülebilir ve kesintisiz çalışmayı bir araya getiren dijital dönüşüm, özellikle iş takibi, müşteri memnuniyeti, iletişim ve reklam gibi noktalarda şirketlere büyük kolaylıklar sağlar. İşe alım süreçlerinden müşteri portföyünün seçilmesine kadar sayısız hizmetin bir arada sunulduğu dijital dönüşüm çalışmaları yöneticiler ve ekip arasındaki koordinasyonu da artırır.
Dijital Dönüşümün Üç Temel Unsuru
Dijital dönüşümde yenilikleri benimsemek ve adapte olmak için tüm departmanların dönüşüme ayak uydurması gerekir. Sadece tek bir noktadan dijital dönüşüme girişmek diğer çalışanların süreçten uzaklaşmasına yol açar. Dijital dönüşümün etkinliğini artıran unsurlar şu şekildedir:
Fiziksel
Sürekli güncel olmak, müşterilerin bilgi ve kişisel verilerini uçtan uca korumak, hedefler belirlemek ve sürekli yeniliklere karşı senkronizasyon sürecine ayak uydurmak için dijital dönüşüme ihtiyaç vardır. Çalışmaların kalem kağıttan çok dijital programlar üzerinden takip edilmesi depolama, erişim ve etkileşim gibi sorunları ortadan kaldırır.
Bilişsel
Dijital dönüşüm, çalışanların müşteri portföyüne ve projelere daha kolay şekilde odaklanmasını sağlar. Tüm iş takibinin belli bir portal üzerinden gerçekleşmesi, müşterilerle hızlı iletişim kurma, diğer departmanların verilerini görebilme; bilişsel yönden işe odaklanmayı ve verimi artırır.
Kültürel
Dijital dönüşüm sürecinde temel aşamalar geçildikten sonra belli bir inovasyon kültürü ortaya çıkar. Liderler müşteri deneyimini ön planda tutan iş arkadaşlarının desteğiyle dijital dönüşüm sürecini kolaylıkla tamamlar.
Dijital Dönüşümün Farklı Adımları Nedir?
Dijital dönüşüm sürecinin aşamaları 6 farklı adımda ele alınır.
1.Adım: Statüko
Dijital dönüşümün ilk aşaması olan statüko için geçiş süreci demek mümkündür. İşletmeler dijital dönüşümün ilk aşamasında kendi düzenini ve çalışma sistemini korumaya devam eder.
Müşterinin beklentilerinden ve ihtiyaçlarından habersiz olan işletme, bu sürede statükoyu korur. Dijital dönüşüm açısından hızla atlatılması gereken statüko aşaması, dijital hamlelerin noksanlığı sebebiyle şirketin müşteri ve iş kaybetme riskiyle karşılaştığı bir süreçtir.
2.Adım: Aktif
İkinci aşamaya geçildiğinde işletmeler; dijitalin eksikliğini daha fazla hisseder. Dijital optimizasyonun eksik olduğu çalışma ve programlar, müşterinin anlık beklentisini karşılamakta güçlük çeker. İşletmedeki diğer departmanlar, yaşanan sorunu kapatmak için daha fazla mesai harcamaya başlar.
Statüko aşamasına göre daha iyi bir adım olsa da ikinci kısımda da müşteri kaybı ve çalışmalara zarar verme riski ile karşı karşıya kalınır. Kuruluşun odaklanma ve birlik açısından sancılı bir dönem geçirdiği bu aşama, yaşanan kaostan kurtulma ve dijital dönüşüme geçme kararıyla atlatılır.
3.Adım: Maksatlı
Dijital dönüşüme ilk adım, kuruluşun maksatlı aşamasına geçmesi ile atılır. Değişimi temsil eden dijital yanlısı yönetici ve liderler, kuruluşun yaşadığı problemleri bir bir ortaya çıkarır. Bilişim kaynaklı yeni teknolojileri test ederek kendi ihtiyaçlarını saptamaya çalışan liderler, yöneticilerin onayını talep eder.
Dijital dönüşümün başarılı bir getiri sağlaması için aşılması gereken bu adımda kurumsal kültürün getirdiği engellerle karşılaşmak mümkündür. İnovasyonu takip eden liderlerin bu aşamada patronları ikna edebilmesi ve dijital dönüşümün getirilerini en iyi şekilde örnekleyebilmesi önem taşır.
4.Adım: Stratejik
Dördüncü adıma geçildiğinde şirketin dijital dönüşüm sürecini kabullendiği ve doğru şekilde uyguladığı bir ortam oluşur. Dijital dönüşümün getirdiği teknolojik yenilik ve inovasyonları benimseyen işletme, tüm departmanların arasındaki uyumu sağlayan sistemi bünyesinde oturtur. Departmanlar ve farklı birimlerin birbiriyle etkileşim içinde olmasını sağlayan dijital dönüşüm, işbirliğini ve verimli çalışmayı da beraberinde getirir.
Şirket içi kaosun ortadan kalkarak işlerin daha hızlı sonuçlanmasını sağlayan bu uygulamada tüm sürecin sorunsuz işlemesi için bir yol haritası belirlenir. Değişim sürecinde araştırma, yapılacak yatırım ve harcamalar, mülkiyet ve verilecek emek gibi başlıklar kalem kalem ele alınır.
5.Adım: Hedefli
“Hedefli” aşamasına gelindiğinde bir önceki strateji süreci başarılı şekilde hayata geçirilmiş olur. Strateji ve planlamaların uygulandığı bu adımda, işletmedeki dijital dönüşümün başarılı ve hızlı biçimde sisteme dâhil olduğu gözlemlemek mümkündür.
Şimdiki programda ve ilerleyen aylarda ne gibi çalışmaların yürütülmesi gerektiğine dair tüm veriler, bu aşamada belirlenir. Planların tüm birimlere hitap eder şekilde yürütüldüğü Hedefli aşaması, güçlü ve idealist bir inovasyon ekibini ortaya çıkarır. Dijitalde yürütülecek yeni projeler, beklentiler, yapılması gereken altyapı çalışmaları gibi önemli adımlar, bu aşamada gelişir.
6.Adım: Adaptif
Adaptif aşamasına kadar ilerlemeyi başaran işletmelerin gelecekteki çalışma programlarında müşteri portföyünü ve ihtiyaçlarını sorunsuz şekilde karşılayacak bir dijital dönüşüm ağı oluşur. Verilen hizmetlerin biçimi, uygulaması ve daha ileri taşınacak yeni hedefleri gibi sayısız detayı içinde barındıran Adaptif aşaması, müşteri ve şirket arasındaki güveni de inşa eder.
Yenilikçi, sürdürülebilir, karbon ayak izinden uzak ve çevre dostu bir sistemi ortaya çıkaran dijital dönüşüm süreci, şirketlerin tüm çalışmalarını tek bir portal üzerinden takip etmesini ve eksiklikleri hemen yakalamasını sağlar.
Türkiye’deki Sertifikalı Projeler:
Dijital dönüşüm kavramı, rekabet ortamında diğer şirketlerin gelişmelerine ayak uydururken yeniliklere geçmek ve tüm teknolojileri çalışma hayatına dâhil etmek demektir. Piyasaya hızlı bir giriş yapmayı sağlayan dijital dönüşüm, aşağıdaki üç temel sorunu ortadan kaldırır:
- Müşterinin sürekli değişen talepleri
- Tedarik zincirinde beklenmedik kesintilerin oluşması
- Pazara ve müşteriye ulaşma zorlukları
Dijital dönüşüm çalışmalarının şirketlere getirdiği temel avantajları birkaç başlık altında ele almak mümkündür.
Üretkenliği Artırma
Bulut gibi bilişim sistemlerinin iş sürecinde aktif şekilde kullanılması hem çalışan hem de müşteri açısından verimlilik sağlar. Zamandan tasarruf ettiren bulut sistemleri, verilerin taranması ve güncel takibi gibi noktalarda önemli artılara sahiptir.
Müşteri Memnuniyetini İyileştirme
Yeni dönemde müşterilerin beklentisi, birkaç kanal üzerinden tüm taleplerine çözüm bulmaktır. Mobil cihazlarla entegre şekilde çalışan, donanımlı bir web sitesinin kullanımı, müşteri memnuniyetini olumlu yönde etkiler. Müşteri memnuniyeti açısından da getiri sağlayan dijital dönüşüm çalışmaları aşağıdaki gibidir:
- Mobil iş takibini geliştiren uygulamaların kullanımı
- Siparişlerin alınması, yönetimi ve takibi gibi noktalarda akıllı sensör uygulamasının kullanımı
- Yapay zeka üzerinden müşteriyle gerçekçi ve güncel bir iletişim kurma
- Otomasyon sistemleriyle müşterinin taleplerini, geri dönüşünü, desteğini ve memnuniyetini analiz etme
Operasyonel Maliyetleri Düşürme
Dijital dönüşüm çalışmaları, mevcut iş sürecindeki tüm maliyetlerin minimum inmesini sağlar. İş yükünü azaltarak takibi kolaylaştıran dijital dönüşüm, aşağıdaki maliyetlerin minimuma indirilmesini hedefler:
- Ekipmanların onarımı ve bakımı
- Lojistik hizmetleri ve teslimat süreci
- Enerji kullanımı
- İnsan kaynakları yatırımları
- Müşteri temsilciliği ve destek hattı maliyetleri
Dijital dönüşüm çalışmaları; çok fazla maddi yatırıma ihtiyaç duyulan iş takiplerini sadece birkaç portal üzerinden sanallaştırma imkânı sunar. Müşteriye sunulan hizmetlerin ve elde edilen verilerin depolanması için fizikî ortamdan kurtulmak ve maliyetleri minimuma indirmek mümkündür. Bulut bilişim sistemleri, tüm verilerin depolanması ve yönetilmesi açısından maliyeti düşürür.
Dijital Dönüşümün Faydaları
Dijital dönüşümün insan kaynakları ve diğer departmanlara uyumlu şekilde gerçekleştirilmesi şirket ve müşteri açısından önem taşır. Dijital dönüşümün şirketlere sunduğu avantajları birkaç kalemde ele almak mümkündür:
- İK iş takibi ve personel bilgileri, bulut ortamında güvenle saklanır.
- İşe alım sürecinde adayların sınıflandırılması ve uygun kişinin belirlenmesi kolaylaşır.
- Ofise bağımlı olmadan tüm cihazlardan ve farklı konumdan verilere ulaşmak mümkündür.
- Dijital dönüşüm süreciyle yeniliklere ayak uydurmak kolaylaşır.
- Müşterinin tüm beklentileri karşılanırken etkileşimin kesintisiz şekilde devam ettirilmesi sağlanır.
- Fizikî maliyetlere ve yatırımlara olan ihtiyaç düşer.
- Müşterinin şirkete güveni artar.
- Personelin iş takibini daha iyi sağlaması ve görevlerini zamanında yerine getirmesi sağlanır.
- Şirket içi ayrılıkların ve bilgi kirliliğinin önüne geçilir.
Dijital Dönüşüm Örnekleri
Dijital dönüşüm örnekleri kapsamında Saint Louis Üniversitesi (SLU) dijital çalışmaları dikkat çeker. Kampüsün etkileşim oranını ve öğrencilerin verimliliğini arttırmayı hedefleyen üniversite, aşağıdaki tecrübeleri yaşamıştır:
Öğrencilerin tüm eğitim sürecindeki dönüşüm ve katkılarını inceleyen liderler, SLU hakkındaki sorulara ve taleplere daha aktif cevapların beklendiğini teyit eder.
Öğrencilerin konakladığı yurtlarda ve eğitimin devam ettiği kampüslerde etkileşimi artırmak adına; 2500 cihaz farklı noktalara yerleştirilir. SLU ile alakalı soruları ve beklentileri yanıtlayan bu cihazlar, öğrenci etkileşimini arttırmıştır.
Mimarlık ve inşaat sektöründe teknolojinin rolü her geçen gün artmaktadır. Sürdürülebilir tasarımları desteklemek için kullanılan başlıca teknolojiler şunlardır:
SLU kapsamında daha genel bir dijital dönüşüm elde etmek isteyen okul yönetimi, dijital dönüşüm şirketleriyle anlaştı. Cihazın yapay zekasını şekillendirmek için öğrencilerin eski soruları ve deneyimler kullanılır.
Öğrenciler yeni dijital dönüşüm sonrasında SLU web sitesinden ve cihazlar üzerinden sorularını cevaplandırma imkânına sahip olmuştur.
İnsan kaynakları danışmanlığı dijital dönüşüm çalışmaları kapsamında dikkat çeken deneyim ve örnekleri birkaç başlıkla incelemek gerekir.
İşe Alım Süreci: Açılan iş ilanlarında yüzlerce başvurunun gelmesi alışılmış bir durumdur. Gelen başvuruları manuel şekilde sınıflandırmak ve en doğru adayları belirlemek İK açısından oldukça zor ve içinden çıkılmaz bir durum hâline gelir. Şirketler başvuru yapan verimli ve deneyimli personeli kolaylıkla bulabilmek için İK otomasyon araçlarını kullanarak yapay zekanın desteğiyle süreci kolayca yönetir.
Uzaktan Çalışma: Hibrit çalışma sisteminin yaygınlaşmasıyla işe alım süreçlerinde de dijital bir araca ihtiyaç duyulmaya başlanır. İşveren ve çalışan açısından daha verimli bir süreç olan dijital görüşmeler ve iş takiplerinde sanal asistana da ihtiyaç vardır.
Self Servis Çalışan: İK birimine sürekli yöneltilen maaş bordrosu, izin günü ve çalışma bilgisi gibi genel soruların tek bir portal üzerinden personele sunulması gerekir. Bu uygulama, İK üzerindeki yükü azaltırken çalışanların kendi iş takiplerini yapmasını ve merak ettikleri konulara hızla cevap bulmasını sağlar.
Belge Takibi ve Yönetimi: İnsan kaynakları departmanı, adayların işe girişinden çalışma detaylarına kadar belli başlı evrak yönetimini takip etmekle görevlidir. Manuel şekilde tüm bu evrakların takibini gerçekleştirmek zaman sıkıntısına yol açar. Tüm adayların işe alım sürecinde belli şablonlara uygun dijital özgeçmiş göndermesine ve e-imzayı kullanmasına imkân tanıyan belge gözetim sistemleri, insan kaynaklarının verimini artırır.
Dijital Dönüşüm Danışmanlığı Hizmetinin Önemi
Profesyonel bir dijital dönüşüm danışmanlığı ile şirketlerin ve çalışma alanlarının teknolojiye entegre hâle getirilmesi mümkündür. Personelin çalışma disiplininden insan kaynakların işe takibi sürecine kadar sayısız başlığı içinde barındıran dijital dönüşüm için uzman desteğine başvurabilirsiniz. Uzmanların yaptığı incelemelerin ardından şirketinize ait tüm çalışma prensipleri belirlenerek uygun dijitalleşme planı hayata geçirilir.
Danışmanlık hizmetleriyle liderlerin dijitalleşmeye adapte olması ve ekiplerini bu doğrultuda motive etmesi sağlanır. Mobil uyumlu web siteler, yapay zeka iletişim hizmetleri ile profesyonelliği artıran dijital dönüşüm, insan kaynakları başta olmak üzere tüm departmanların verimini artırır. Dijital dönüşüm danışmanlığı ile teknolojinin verimliliğini şirketinize entegre edebilir, bu alanda gerekli tüm bilgi donanımına ulaşabilirsiniz.
