FGA Mimarlık olarak, mimarlık, mühendislik ve medya&eğlence sektörüne yönelik lisanslama ve danışmanlık hizmetleriyle tanınan bir firma. 2.500’den fazla kurumsal müşteriye temas ediyoruz. Büyüyen yapımızda, satış ve destek süreçlerinin daha verimli ve izlenebilir hale gelmesi ihtiyacı zamanla kendini göstermeye başladı.
Kullanılan CRM sisteminin sınırlı özelleştirme imkanları, müşterilerimizin verilerinin farklı kaynaklarda dağınık şekilde bulunması ve manuel iş akışları; ekiplerin zaman kaybetmesine ve sunduğumuz hizmette zaman kayıplarına neden oluyordu. Web sitesi üzerinden gelen taleplerin merkezi bir sistemde toplanamaması da bu süreci karmaşıklaştırıyordu.
Bu ihtiyaçlarımız doğrultusunda FGA Mimarlık, iş süreçlerini daha verimli ve izlenebilir hale getirmek üzere dijital dönüşüm danışmanlığı alma kararı aldı. Farklı çözümleri değerlendirme sürecinde yolumuz PeraNet ile kesişti. PeraNet’in ihtiyaç analizine dayalı yaklaşımıyla birlikte, Zoho One platformunun hem işlevsellik hem de ölçeklenebilirlik açısından uygun bir seçenek olduğu ortaya kondu. Ardından yapılandırma ve uygulama süreci, yine PeraNet’in rehberliğinde hayata geçirdik.
Süreç Nasıl Gelişti?
FGA ve PeraNet iş birliği ile Zoho One üzerinden satış, destek, pazarlama ve eğitim süreçlerini kapsayan bir yapı kuruldu. FGA’nın iş akışına uygun bir kurgu ile manuel adımların çoğu otomasyona dönüştü:
- Web sitemiz üzerinden gelen talepler, Zoho SalesIQ aracılığıyla doğrudan CRM’e aktarıldı.
- Google Ads entegrasyonu sayesinde reklam kampanyalarının geri dönüşleri daha net analiz edilmeye başlandı.
- Kur kaynaklı karmaşıklıkları önlemek için Merkez Bankası kuru, CRM’de otomatik olarak güncellenerek teklif süreçleri sadeleştirildi.
- Zoho Desk üzerinden destek talepleri daha düzenli ve ölçülebilir hale geldi.
- Eğitim katılım süreçleri, Zoho Backstage ile daha profesyonel şekilde yönetilmeye başlandı.
Tüm bu yapı Zoho One platformunun sunduğu geniş uygulama yelpazesi içinde, PeraNet’in yapılandırma ve destek hizmetleriyle ihtiyaca özel olarak şekillendirildi.
Elde Edilen Kazanımlar
Yeni sistemin devreye alınmasıyla birlikte yalnızca operasyonel verimlilik artmadı; aynı zamanda iş süreçlerinde şeffaflık, iç görü elde etme ve anlık takip kabiliyeti de önemli ölçüde gelişti. Kurulan entegre CRM altyapısı sayesinde ekipler arası iletişim daha koordineli hale gelirken, müşteriyle olan tüm temas noktaları uçtan uca kayıt altına alınabilir duruma geldi. Artık müşteriyle yapılan her görüşme, e-posta, toplantı veya teklif talebi doğrudan CRM sistemine işleniyor; böylece bilgi kaybı veya gecikmelerin önüne geçiliyor.
Satış yönetimi süreçlerinde de belirgin bir dönüşüm yaşandı. Oluşturulan fırsatlar otomatik olarak puanlanarak önceliklendiriliyor. Bu sayede satış ekipleri kaynaklarını yüksek potansiyele sahip müşterilere odaklayabiliyor ve takip süreçlerini daha stratejik bir yaklaşımla yürütebiliyor. Ayrıca, teklifler, eğitim planları, destek talepleri ve yıllık yenileme operasyonları gibi tüm iş adımları merkezi bir sistem üzerinden yönetildiği için iş süreçlerinde kontrol ve izlenebilirlik önemli ölçüde arttı.
Pazarlama tarafında ise artık daha az kaynakla daha yüksek etki yaratmak mümkün. Eğitim kampanyaları, hedefe yönelik e-posta pazarlamaları ve segment bazlı müşteri analizleri farklı araçlar arasında geçiş yapmaya gerek kalmadan, tek bir platform üzerinden kolaylıkla yürütülüyor. Bu bütünleşik yapı, pazarlama ekiplerinin kampanyalarını daha kısa sürede hayata geçirmelerini ve sonuçları daha etkin analiz etmelerini sağladı.
Tüm bu dijitalleşme adımları sadece kurum içi operasyonlarda değil, müşteri tarafında da ciddi iyileşmeler sağladı. Süreçlerin dijital ortamda izlenebilir olması, hizmet kalitesinde standardizasyonu beraberinde getirirken; müşterilere daha hızlı, tutarlı ve kişiselleştirilmiş bir deneyim sunulmasını mümkün kıldı. Ekipler artık hangi müşteriye ne zaman, nasıl temas edilmesi gerektiğini net olarak biliyor; bu da müşteri memnuniyetini doğrudan etkileyen önemli bir unsur haline geldi.
Sonuç olarak, kurulan yeni sistem sadece teknolojik bir dönüşüm değil, aynı zamanda iş yapış şekillerinde köklü bir değişim yarattı. Daha şeffaf, daha ölçülebilir ve daha çevik bir yapı sayesinde kurum, büyüme hedeflerine çok daha sağlam bir dijital temel üzerinden ilerliyor.
Doğru Araç, Uygun Kurguyla Daha Etkili İşleyiş
Bizim için bu dönüşüm, teknolojiyi sadece kullanmak değil, sürecin bir parçası haline getirmek anlamına geldi. Zoho One’ın sunduğu olanakların, iş ihtiyaçlarına özel olarak modellenmesi, sistemin gerçek potansiyelini ortaya çıkardı.
Bu noktada, PeraNet’in sektörel deneyimi ve uygulama esnekliği, sürecin daha sağlıklı ilerlemesine katkı sağladı. Özellikle çok sayıda uygulamanın birlikte yönetilmesi gereken sistemlerde, danışmanlık ve sürekli destek sunulması fark yarattı.
Sürecin bir sonraki aşamasında ise, yapay zekâ destekli otomasyon ve karar destek sistemlerini devreye almak üzere çalışmalarımıza devam ediyoruz.
