Modern İnşaat Projeleri için Belge Yönetim İş Akışı

Walsh Group‘tan Pablo Giraldo geçmişte kağıda basılı olan süreçleri düzenlemek ve akış çizgisi oluşturmak suretiyle modern çağa taşıyan, ispatlanmış bir dijital belge yönetim iş akışı oluşturmuştur. 

Çoğu inşaat projesi devasa taahhütlerdir. Birçok mimar ve mühendis ekibi durmaksızın çalışarak oldukça hacimli tasarım belgeleri hazırlar ve ardından inşaat iş sahasına geçerler; burada da işçiler yoğun şekilde çalışarak bu planları en ince ayrıntısı ile inşa eder.   

İnşaat sektöründe teknoloji devrimi bu tür büyük projelerin belge yüklerinin akışını yönetme işin kolaylaştırmıştır. İlk planların hazırlanması ile nihai planların sahaya gönderilmesi arasında projenin muhtelif paydaşlarından bir dizi revizyon elde edilmelidir; yine sahada da yeni zorlukların ortaya çıkması tekrar revizyon gerektirebilir.  

Atlanta, Georgia’da bulunan Walsh Grup bünyesinde inşaat teknolojisi yönetici yardımcısı olan Pablo Giraldo sektörde dijital dönüşüme kucak açan hevesli ve teknoloji sevdalısı birçok inşaat uzmanından biridir. Giraldo sürekli büyüyen YouTube kanalı da dahil olmak üzere zamanının çoğunu, projelerinde belge yönetim işinin dijital dönüşümünü nasıl gerçekleştirebileceğini çözmeye ayırmıştır.  

Giraldo’nun Bluebeam’in devam edensanat etkinlikler serisinde yakın zamanda verdiği bir sunum temelinde Bluebeam Revu dahilindeki muhtelif araçları kullanarak belge yönetimini yürütme şeklinin dökümü aşağıdadır.  

Setler Oluştur  

Giraldo’nun belge yönetim iş akışını başlatmak için yaptığı ilk şey Revu üzerinde belge Setleri oluşturmaktır.   

Setler, Revu kullanıcılarının bir grup belgeyi tek bir dosya gibi açabilmesini sağlar. Bir Set içerisindeki sayfalar, revizyonları ile birlikte belirli ve sıralı bir düzendedir. Setler nihayetinde kullanıcıların Revu üzerinde birden fazla dosyada sanki tek belge gibi gezinmesini sağlar.   

En güncel Seti yayınlamak nihayetinde dosyaların sahadaki işçiler için daha hızlı yüklenmesini sağlar; ayrıca kullanıcıların bir belgeyi her seferinde tek kişi olacak şekilde eklemesini/çıkarmasını sağlayan bir ekleme/çıkarma sistemi sunar.

Toplu Bağlantı   

Daha Sonra Giraldo Setlerine Toplu Bağlantı Atar. Revu’da Toplu Bağlantı kullanıcının tanımladığı ölçütler temelinde belirli bir grup belgeye gezinti köprülerini otomatik olarak atar. Sadece Revu eXtreme sürümünde kullanılabilen Toplu Bağlantı birden çok PDF dosyasına ya da bir adet, çok sayfalı PDF dosyasına eşleştirilebilir.  

Toplu Bağlantı birden çok PDF dosyasına ya da bir adet, çok sayfalı PDF dosyasına eşleştirilebilir.  Bu özellik çizimleri incelerken farklı belgelerde ileri geri yapmak açısından faydalı. 

Pablo Giraldo – Walsh Group

Giraldo, bu özellikle sahadaki işçiler için faydalı diyor, çünkü farklı belgelere iPad’leri üzerinden geçiş yapabiliyor, iş sahasında çalışıyorken önemli detaylar gördüklerinde çizimlerin başka bölümlerine geçebiliyorlar.    

Çizimlerin köprülenerek bağlanması

Belge Setlerine Toplu Bağlantı atamanın yanı sıra, Giraldo genellikle farklı belgeler içerisinde saha işçilerinin ve katkı sağlayan diğer kişilerin çalışma sırasında kritik proje bilgilerini bulabilmeleri ve referans gösterebilmeleri için köprüler kullanıyor.   

Bir PDF içerisinde işaretlemeler dahil her yere yerleştirilebilen bağlantılar, diğer proje belgelerinden kaynak internet sitelerine ve başka her türlü önemli, internetten erişilebilir bilgiye yönlendirebiliyor.

Yayınla   

Giraldo tüm Setlerini, Toplu Bağlantılarını ayarlamış, tüm belgeler arasında diğer belge ve kaynaklara köprüler oluşturmuştur; şimdi Setleri yayınlama ve sahadaki işçilere gönderme zamanıdır. Burada, işçiler iPad’lerinden Bluebeam uygulamasını kullanarak en güncel belge Setlerine eşleşme yapacak ve sahada iken başvuru ve iş kaynağı olarak kullanabilecektir.   

Sahadaki bir işi ister WiFi ister hücre ağı üzerinden internete bağlanabildiği sürece Bluebeam uygulamasından “Eşle” düğmesine basabilmektedir. Ardından tüm belgeler otomatik olarak en güncel çizim setlerini indirecektir, diyor Giraldo.   

Pano Oluştur  

İster ofiste çalışan mühendislerin planları onaylaması olsun, ister sahadaki işilerin bunu uygulaması olsun, herkesin belgelerde işbirliği sağlamasının en güçlü yollarından biri Revu üzerinde dijital proje panosu oluşturmaktır. Dijital Panolar köprülü, düğmelerin etkin olduğu PDF dosyaları olup, kullanıcıların tüm proje belgeleri ve kaynaklarına kolayca başvurabileceği bir şekilde ayarlanıp tasarlanabilmektedir; böylece kimsenin belge bulmak için karmaşık dosya yapıları içerisinde gezinmesi gerekmez.  

Giraldo yukarıdaki adımları tamamladıktan sonra, nihayetinde iki proje panosu oluşturduğunu söylüyor: biri ofiste belgelerle çalışan işçiler için, diğeri sahadaki işçiler için. Ofis işçilerinin panosu biraz daha güçlü, birden çok düğme ile işçileri kilit belge ve kaynaklara yönlendiriyor. Saha işçilerinin panosu daha sade, telaşlı iş sahalarında çalışıyorken belgeleri gözden geçirmeleri gerektiği için daha basit ve anlaması kolay bir arayüz temin ediyor. 

Studio Grupları Oluştur  

Kullanıcılara belge yönetimi ve gerçek zamanlı işbirliği imkanı sağlaan Studio, Giraldo’nun projelerinde kullandığı bir başka araçtır. Studio içerisinde gruplar oluşturmak, yöneticinin (bu durumda Giraldo’nun) farklı kullanıcılara Studio Projesi içerisindeki farklı belgelere erişim vermesini ve Studio Oturumlarında belge incelemelerinde işbirliği yapma imkanı sağlamaktadır.   

Kullanıcılar Studio içerisinde üç düzey izne sahip olabilmektedir: salt okuma, okuma/yazma ve okuma/yazma/silme. Giraldo Studio Projeleri için “Bu işlev sunucunuz olarak çalışabiliyor,” diyor, fakat çoğu büyük firma nihayetinde dosyalarını başka bir yerde saklıyor. “Küçük firmaların belge yönetimi için sadece Studio Projelerini kullandıklarını gördüm.”   

iPad için Bluebeam  

Giraldo’nun projelerinde belge yönetim uygulamasının başlıca varlıklarından bir tanesi de sahada iPad kullanımı olmuştur.

iPad için Revu uygulaması sahadaki işçilere neredeyse ofis çalışanının bilgisayardan baktığı gibi proje belgelerini görüntüleme imkanı vermesine ek olarak, bilhassa proje takibinde çok iyi iş görüyor.

Pablo Giraldo – Walsh Group

Dahası Giraldo sahadaki tabletleri kullanarak tamamlanan işlerin fotoğraflarını çekmiş ve belgede içerisine kaydetmiştir, böylece işçiler inşaat devam ederken monte edilen proje elemanlarını çizimler içerisinde görebilmiştir. Giraldo iPad uygulamasındaki ses kayıt özelliğini kullanarak notları sesli okumaya ve sahada iken çizimler içerisinde belirli işaretlemeler üzerinde sesli notlar oluşturmaya da başladı.   

İşi durumlar üzerinden takip et  

Son olarak Revu üzerindeki İşaretleme Listesi Giraldo’nun ve diğer kullanıcıların farklı proje elemanlarının ilerlemesini takip edebilmesini sağlayan bir Durum sütunu içermektedir. Dahası, durum sütununun ardından kullanıcıların farklı durumlara renk kodu atamasını sağlayan bir renk sütunu gelmektedir.   

Örneğin Giraldo’nun yakın zamanda çalıştığı bir projede bir dizi prekast panelin hangi aşamada olduğunu gösteren üç farklı durum vardır: sipariş verildi, teslim edildi, monte edildi. Durum ayarlamak için, kullanıcılar bir işaret üzerine sağ tıklıyor, “Durum Ayarla” üzerine tıklıyor ve proje elemanını seçiyor. Bu işlem hem sahada tablet üzerinde hem de ofiste bilgisayarda yapılabiliyor.   

Geliştirilmiş verimlilik  

Sonuç olarak, bu dijital belge yönetimi iş akışı Giraldo’nun ve proje ekibinin, genellikle iş sahalarında karmaşıklığa ve düzensizliğe neden olan baskı ve basılı belge kullanımını kısmasını sağlamıştır. Giraldo ayrıca saha işçilerinin daha verimli çalışmasını sağlamıştır diyor, çünkü artık destelerce kağıt belgeyi takip etmek ve kullanmak zorunda kalmıyorlar.   

Revu’nun sağladığı bu araçlar ve Giraldo gibi tamamen işlevsel dijital belge iş akışı oluşturmanın bağlantı ögelerini çözmeye istekli inşaat uzmanları sayesinde, inşaat işçilerinin önemli proje belgelerini ve kaynaklarını dijital olarak saklama, düzenleme, takip etme ve bulma yöntemleri oluyor ve ofisten sahaya belge akışını yönetmek kolaylaşıyor.