Bluebeam Revu gibi dijital belge paylaşımı ve işbirliği platformları sektör uzmanlarının çizimleri tamamen dijital bir dünyada oluşturması, incelemesi ve belgelendirmesine ek olarak sözleşmeleri, teklifleri ve raporları yönetmesine imkan sağlamıştır.
Fakat sektör uzmanları artan oranda dijital ortamda noktalı çizgiler üstüne imza atarken, hangi belgelerin ve çizimlerin güvenli ve güvenilir olduğunu nasıl bilebilirler? Dahası, ortaklara ve müşterilere belgelerin ve çizimlerin güvenilir olduğunu nasıl anlatacaksınız?
Bluebeam teknik hesap yöneticisi Matt Beaumont’a göre konu PDF’ler olduğunda üç tür düzeyde güvenilirlik mevcut ve bazıları benzer özellikler gösteriyor ki bu da her birini doğru zamanda kullanmayı biraz karmaşıklaştırıyor.
- Elektronik imzalar
- Dijital imzalar
- Belge sertifikasyonları
Beaumont “Elektronik imza ile dijital imza aynı tür özelliğin iki farklı sürümüdür,” diyor. “Elektronik imzayı bir şeyi dijital olarak imzalama, dijital bir dosyada kimliklerini temsil etmek için bir şey uygulama işinin şemsiye kavramı olarak görebilirsiniz. Dijital imzalar daha ileri özellikleri olan bir elektronik imza sürümüdür.”
İşte her birinin daha detaylı dökümü.
Elektronik İmzalar
Elektronik imzalar bir sözleşme veya başka kayda ekli veya bununla mantık yoluyla ilişkili olan ve kaydı imzalama niyeti olan bir kişinin uyguladığı ya da kabullendiği bir ses, simge veya süreç olarak tanımlanır.
Bu özünde dijital bir süreçte ilerleme onayı anlamına gelen her türlü ses veya simge demenin ağdalı hukuki şeklidir. Otomatik bir menüde ilerlerken telefona “evet” demek ya da devam etmeden önce bir internet sitesinin çerez politikasını onaylamak için kutucuğa tıklamak ve hatta gerçek bir imzanın taranan imgesi bile olabilir. Fakat aynı zamanda şirketinizin yerine getirmek zorunda olduğu bir teklifte bağlayıcı bir sözleşme haline de gelebilir ki dijital imzalar bu noktada önemli hale gelmektedir.
Dijital İmzalar
Beaumont’a göre, “dijital imza her imzalayan özel bir dijital Kimlik kullanarak uygulanır ve belge bütünlüğünü doğrulamak için şifreleme kullanılır. Bu imzanın ardında bir dijital Kimlik bulunur ve bu dijital Kimlik imzalayan kişinin kimliğini doğrulamak için kullanılabilen bir şeydir.”
Başka bir deyişle, dijital imza tek bir bireyin kimliğine, yani imzalayana özgüdür. Dijital bir sözleşmede kendi adınız dışında bir adla imza atsanız bile, dijital imza sizin bilgisayarınızdan gelmiştir ve kimliğinize eklidir.
İnşaat sektörü uzmanları dijital imzaları çoğunlukla şu amaçlarla kullanır:
- Tasarım incelemesi
- İbraz incelemeleri
- Teklif setleri (teklif verenler başlangıç işaretlemeleri yapar)
- İnşaat setleri
Süreçlerin tamamında, dijital imzalar tam olarak kimin ne eylemi ne zaman yaptığını gösterir. Bunun bir nedeni elbette farklı uzman ekiplerinin çalışmalarını takip edebilmektir, fakat aynı zamanda projede yer alan herkesi kafa karışıklığından ve hatta sahtekarlıktan korumaktır.
Dijital Sertifikalar
Fakat dijital imza ile belge sertifikasyonları arasındaki fark nedir?
Beaumont farkı bir süreç farkı olarak açıklamıştır. Dijital imzalar ve dijital sertifikasyonlar “biraz elmayla armut gibidir… bunlar aynı özellikleri kullanan farklı iş akışlarıdır.”
Dijital imzalar ve belge sertifikasyonu, imzasını veya sertifikasyonunu ekleyen kişinin dijital kimliği ile şifreleniyor olmakla birlikte, Beaumont belge sertifikasyonunu “bir belgenin resmi olduğunu temin etmek amacıyla gerçeklik ve bütünlük” için kullanılan, “uygulandıktan sonra belge özelliklerini sınırlandıracak olması bakımından bir miktar ağırlık taşıyan” bir araç olarak betimlemektedir.
Belge sertifikasyonu genellikle şunlar için kullanılır:
- Ödenmiş faturalar
- Resmi formlar ve başvurular
- Hukuki ve mali belgeler
- Tıbbi kayıtlar ve dökümler
Belge tescillendikten sonra, kullanımı üzerinde belirli kısıtlamalar teşkil olur. Tescilli bir belgede doldurulacak formlar veya dijital imza alanları olabilir, bazılarında yapışkan notlar veya başka işaretlemeler eklenebilir, fakat bunlar tescilli belgede gerçek değişiklik değildir.
Ve emin olmak adına, başkalarının dijital imza atacağı bir dijital belge, örneğin bir sözleşme veya teklif, oluşturmuş olursunuz ve imza alanı belge tescil edilmeden önce eklenmelidir. Fakat kullanıcılar asıl içeriği değiştiremez, sayfa ekleyemez veya çıkaramaz ya da tescilli belgeleri birleştiremez.
Dijital imzalar ve sertifikasyonlar ile daha genel anlamda elektronik imzalar bir kavramın farklı açıklamaları gibi görünebilir, fakat sanatsal anlamda birbirlerinden çok farklıdırlar.
